Wirtualne i hybrydowe konferencje na stałe wpisały się w krajobraz wydarzeń biznesowych. To dotyczy też konferencji IT Manager of Tomorrow. W 2021 roku będziesz mieć możliwość uczestniczenia w konferencji w zaciszu swojego domu lub biura. Niezależnie od tego, którą opcję wybierzesz, zyskasz dostęp do wiedzy, prelegentów i narzędzi na światowym poziomie. Różnica będzie polegała przede wszystkim na tym, co powinieneś zrobić, żeby wynieść z konferencji jak najwięcej wartości. Dzisiaj podzielimy się najważniejszymi wskazówkami dotyczącymi wirtualnego uczestnictwa w konferencji biznesowej.
Uczestnictwo w wirtualnym wydarzeniu ma wiele plusów w stosunku do tradycyjnej konferencji. Oszczędzasz pieniądze i czas na podróży, nie musisz się martwić o to, jakie ubrania zabrać ani o to, jak nie skusić się na jeszcze jedno ciastko w bufecie. Niektóre elementy pozostają wspólne dla obu form udziału. Tak jest na przykład z wyznaczaniem sobie celu uczestnictwa w wydarzeniu. Ale nie da się ukryć, że ogólne doświadczenie jest inne. Natomiast jeśli dobrze się przygotujesz, możesz wynieść z wydarzenia tyle samo, co będąc na nim osobiście.
Bazując na naszym doświadczeniu jako organizatorów i uczestników konferencji oraz na rozmowach z profesjonalistami IT, którzy uczestniczyli w wydarzeniach Let's Manage IT Live, przygotowaliśmy wskazówki na temat tego, co warto zrobić przed, w trakcie i po wydarzeniu, aby optymalnie je wykorzystać.
Zablokuj swój kalendarz i ustaw automatyczne powiadomienia o tym, że jesteś trudnodostępny, tak jak zrobiłbyś w przypadku wydarzenia on-site. Jest to ważne zarówno dla osób, z którymi współpracujesz, jak i dla ciebie. Kiedy wydarzenie się rozpocznie, łatwiej będzie ci będzie włączyć odpowiedni mindset i być naprawdę obecnym. Poinformuj również swoich współpracowników, że przez czas trwania konferencji będziesz się koncentrować na niej. To pozwoli ci ustalić właściwe oczekiwania i trzymać się ich. Zarezerwuj nieco więcej czasu niż wynikałoby to z programu wydarzenia. Da ci to przestrzeń na ewentualne opóźnienia albo pozwoli na przejrzenie i uporządkowanie notatek po zakończeniu prezentacji.
Podobnie jak konferencje stacjonarne, na wirtualnym wydarzeniu kilka sesji będzie się odbywało równolegle. Nie próbuj przeskakiwać z jednej na drugą. Priorytetowo potraktuj te, które nie będą nagrywane i do których nie będziesz mieć później dostępu. Poruszanie się po systemie konferencji online bez planu może wywołać poczucie chaosu i zniechęcenie, dlatego najlepiej jest wiedzieć, w jakich sesjach będziesz uczestniczyć z wyprzedzeniem.
Jedną z informacji, którą otrzymują wszyscy uczestnicy konferencji IT Manager of Tomorrow, jest plan obiektu, w którym się ona odbywa. To ułatwia im znalezienie odpowiedniej sali. Podobna zasada dotyczy osób, które dołączają do konferencji online. Aby nie przegapić żadnej wartościowej prezentacji, warto wiedzieć, jak poruszać się po platformie online, aby bez problemu dołączyć do wybranych sesji.
Aplikacja konferencyjna jest stałym elementem wszystkich naszych konferencji. Dzięki niej możesz stworzyć swój indywidualny program, otrzymywać przypomnienia o sesjach, przedstawiać się innym osobom i umawiać na spotkania. Jeśli bierzesz udział w konferencji wirtualnie, aplikacja jest kluczowym elementem łączącym ciebie z wszystkimi uczestnikami. Aby w pełni wykorzystać możliwości aplikacji, utwórz swój profil i połącz z nim swoje konta w mediach społecznościowych, takich jak LinkedIn. Dzięki temu zyskasz nowe możliwości nawiązywania kontaktów. Networking podczas wirtualnego wydarzenia to zupełnie inny temat. Wskazówki, jak to zrobić znajdziesz tutaj.
Kiedy siedzisz przed komputerem, łatwo jest się rozproszyć i oderwać od wydarzenia. Większość organizatorów wydarzeń wysyła przypomnienia, np. mailem lub w aplikacji konferencyjnej, więc wykorzystaj je na swoją korzyść. Ponadto, kiedy jesteś na sesji, wycisz telefon i powiadomienia z poczty elektronicznej, mediów społecznościowych itp. Poprawi to twoją koncentrację i pozwoli ci w pełni zaangażować się w sesje.
Sugerujemy, abyś używał tradycyjnego papierowego notatnika albo osobnego urządzenia takiego jak tablet do robienia notatek podczas wydarzenia. Nie polegaj tylko na udostępnionych przez organizatorów materiałach cyfrowych. Kiedy uzyskasz do nich dostęp, prawdopodobnie zdążysz zapomnieć o pomysłach, które miałeś podczas słuchania prelegenta. Podobnie jak w przypadku tradycyjnego wydarzenia, notatki są doskonałym sposobem na dzielenie się wiedzą z zespołem.
Większość, jeśli nie wszystkie narzędzia do transmisji konferencji mają funkcje Q&A i czatu. Wykorzystaj je, aby nawiązać kontakt z prelegentami i innymi uczestnikami. Dla prelegentów kluczową korzyścią z występowania na scenie podczas wydarzeń jest feedback generowany przez interakcję ze słuchaczami. Wykorzystuj okazje do zadawania pytań i umieszczania komentarzy, które wzbogacą dyskusję.
Na typowej konferencja z reguły sporo chodzisz. Po każdej sesji masz okazję rozprostować nogi, przechodząc do innej sali lub odwiedzając expo. W domu lub w biurze dobrą praktyką jest również wstać, trochę się porozciągać i skupić wzrok na czymś w oddali. Podczas przerwy na lunch wybierz się na krótki spacer.
Podobnie jak po powrocie z konferencji on-site, podziel się tym, czego się dowiedziałeś i nauczyłeś, ze swoimi współpracownikami. Nie udostępniaj tylko linków do nagrań prezentacji i kopii slajdów. Omów case study, które poznałeś i podyskutuj o nich z zespołem. Poszukaj w sieci innych materiałów od prelegentów i zrób burzę mózgów ze współpracownikami, jak wykorzystać daną koncepcję lub jej elementy w waszej organizacji. Napisz streszczenia najbardziej wnikliwych prezentacji i podziel się nimi ze swoim przełożonym. Wykorzystaj tę okazję, aby stać się though leaderem.
Prelegentów zazwyczaj łatwo znaleźć na LinkedIn lub Twitterze. Wielu z nich zachęca do kontaktu i jest otwartych na nowe relacje. Śledź ich w mediach społecznościowych i daj im znać w poście lub tweecie, że doceniasz ich wiedzę i doświadczenie. Kiedy to robisz, pamiętaj, aby nie tylko pochwalić prelegentów, ale także zapewnić wartość swoim słuchaczom. Nie pisz po prostu, że "prezentacja była świetna". Podziel się 2-3 kluczowymi spostrzeżeniami, które wydały ci się najbardziej przydatne.
Oprócz poznawania nowych ludzi i możliwości wymiany opinii wiedza, którą zdobywasz podczas warsztatów i słuchając prelegentów, jest najwyższą wartością, jaką zyskujesz uczestnicząc w konferencji. Po zakończeniu wydarzenia nie pozwól, aby wiedza ta została tylko w twoim notatniku lub na dysku twardym. Działaj! Robiąc notatki podczas prezentacji, zaznaczaj, jak możesz wykorzystać omawiane narzędzia i techniki w swojej pracy. Po wydarzeniu zrób podsumowanie, wybierz kilka elementów, które wypróbujesz jako pierwsze, zaplanuj 3-4 kolejne kroki i zabierze się za ich realizację.
Decydując się na wirtualny udział w wydarzeniu, podejdź do tego na poważnie. Przełącz swój sposób myślenia na "tryb uczenia się" i skup się na czerpaniu wartości z konferencji. Pomogą ci w tym świadomość, dlaczego warto wziąć udział w wydarzeniu i dobrze wyznaczony cel, jaki sobie postawiłeś.