Lean coffee - spotkanie, które ożywi Twój zespół

Wszyscy popadamy w rutynę. Ułatwia życie, bo powtarzając działanie po pewnym czasie zaczynamy wykonywać je automatycznie. Ta zasada dotyczy także zespołów. Kiedy ostatnio miałeś wrażenie, że wszystkie spotkania Twojego zespołu nie są już tak efektywne jak kiedyś, a uczestnicy wyłączają się po 15 minutach? Czas to zmienić. Wypróbuj Lean Coffee, a zobaczysz, że kolejne spotkanie będzie dynamiczne i przyniesie zaskakująco dużo rezultatów.

W każdym zespole codziennie pojawiają się nowe pomysły, tematy wymagające szerszej dyskusji albo potrzeba zaktualizowania informacji. Omawiacie coś na komunikatorze, ktoś przykleja na ścianie karteczki, których inni nie rozumieją. Spotykacie się w kilka osób ad hoc, albo wrzucacie tematy w trakcie innych spotkań. Wraz z zespołem masz poczucie, że musicie znaleźć czas na omówienie tych spraw, ale obawiacie się rozwlekłych dyskusji, z których trudno wyciągnąć konkretne wnioski.

W takiej sytuacji wypróbuj Lean Coffee. To format, który stosujemy wewnętrznie, na meet-up'ach Let's Manage IT, czy warsztatach z uczestnikami programu IT Manager of Tomorrow Mastermind. Jego zaletą jest dająca dużo swobody struktura, dynamika i demokratyczność. Każdy uczestnik ma możliwość wypowiedzenia się i ma wpływ na priorytety omawianych tematów. Łatwo jest też podsumowywać dyskusję i podjąć decyzje.

Jak przygotować Lean Coffee?

Na spotkanie zarezerwuj co najmniej 60 minut (bez obaw, nie będzie się ciągnęło). Określ jego temat i zaproś wszystkich, którzy mogą mieć na niego coś do powiedzenia. Przygotuj tablicę kanbanową z 4 kolumnami: Tematy, Omawiane, Omówione, Wnioski/Decyzje. Przygotuj kolorowe karteczki, pisaki i whiteboard albo tablicę do pisania. W przypadku spotkań zdalnych doskonale sprawdzi się tablica na Miro.

Tablica do Lean Coffee stworzona w 3 minuty na Miro

Przygotuj narzędzie do mierzenia czasu. To może być minutnik w telefonie, dedykowana aplikacja albo fizyczny timer. Możesz też skorzystać z tej strony.

Przebieg Lean Coffee

Na początku spotkania przedstaw jego temat i wyjaśnij jak będziecie pracować. Struktura Lean Coffee jest następująca:

1. Każdy uczestnik proponuje tematy do omówienia zapisując je na karteczkach. Obowiązuje zasada 1 temat na 1 kartce. Opisujcie je w możliwie zwięzły i zrozumiały sposób.
2. Po kolei przyklejacie karteczki w kolumnie Tematy i wyjaśniacie czego dotyczą. Wyjaśnienie powinno być krótkie i trwać maksymalnie 20 sekund. W ten sposób powstaje backlog tematów do omówienia.
3. Głosujecie na tematy, które według was są najważniejsze. Tu najlepiej sprawdza się głosowanie kropeczkami (dot voting). Każdy dostaje 3 głosy i może je oddać na 1, 2 lub 3 tematy.
4. Jako prowadzący uszereguj tematy według liczby głosów, które zdobyły. Podkreśl, że tematy, na które nikt nie głosował mogą nie zostać omówione.
5. Karteczkę z pierwszym tematem od góry przyklejasz do kolumny Omawiane i uruchamiasz minutnik. Będziecie mieć 5, 3 i 1 minutę na omówienie tematu. Osoba, która zaproponowała temat zaczyna od jego wyjaśnienia. Dopiero potem macie czas na dyskusję. Kiedy czas minie, prowadzący przerywa dyskusję.
6. Cała grupa metodą uniesionego lub opuszczonego kciuka głosuje, czy temat powinien być dalej omawiany. Jeżeli podejmiecie na tak, prowadzący ponownie uruchamia timer, ale tym razem już tylko na 3 minuty. Jeżeli temat uznajecie za omówiony i przenosicie karteczkę do kolumny Omówione. Po 3 dodatkowych minutach dyskusji możecie w taki sam sposób zdecydować, czy dajecie sobie jeszcze 1 minutę na omówienie. Jeżeli po tym czasie temat nadal nie jest wyczerpany, oznaczacie go do omówienia na później. Na karteczce z nieskończonym tematem warto zapisać imiona osób, które chcą uczestniczyć w rozmowie, żeby właściciel tematu wiedział z kim rozmawiać.
7. Wnioski i podjęte decyzje zapisujecie w odpowiedniej kolumnie na tablicy.
8. Przechodzicie do kolejnego tematu, który uzyskał najwięcej głosów i powtarzacie proces.
9. 10 minut przed końcem spotkania jest czas na podsumowanie. Przeczytajcie, jakie decyzje podjęliście i jakie wyciągnęliście wnioski. Na koniec jako prowadzący poproś o informację zwrotną. Zapytaj o wrażenia ze spotkania. Czy zachowaliście równowagę między liczbą omówionych tematów a czasem na dyskusję? Czy ktoś ma pomysły na inne usprawnienia?

Korzyści ze stosowania Lean Coffee

Skorzystaj z formatu Lean Coffee jeżeli zależy Ci na zaangażowaniu całego zespołu. Nasze doświadczenia pokazują, że dzięki realnemu wpływowi na agendę spotkania jego uczestnicy dużo bardziej utożsamiają się z wypracowanymi efektami niż w przypadku tradycyjnych spotkań. Są też bardziej skłonni do udziału w dyskusji, ponieważ tematy nie są im narzucone. Ograniczenia czasowe powodują, że dyskusja jest bardziej skoncentrowana i nikt nie traci czasu na puste słowa.