O pracy nad strategią IT na przykładzie grupy Allegro, podczas konferencji IT Manager of Tomorrow opowiedział Robert Radziejewski, Team Manager – IT Compliance and Governance @ Allegro.pl S. z o.o.
"3 lata temu pierwszy raz zaczęliśmy w technologii prace nad opracowaniem i udokumentowaniem strategii IT. Dzisiaj słyszymy od pracowników – dobrze wiedzieć, "że leci z nami pilot", wiemy w którą stronę zmierzamy, ile ta podróż będzie trwała, ile będzie kosztować i na jakim etapie aktualnie jesteśmy. Buduje to poczucie bezpieczeństwa i daje pewność, że jest na to pomysł" – mówił na scenie ITMT Robert Radziejewski.
Przez wiele lat Allegro nie posiadało strategii. Mimo tego firma się rozwijała, a zespoły wiedziały co należy do ich obowiązków. Taką niespisaną strategię Robert Radziejewski w czasie swojego wystąpienia podsumował dwoma słowami: "ma działać". Wspomniane "ma działać" bardzo szybko przerodziło się w "ma działać szybko", a w swojej najbardziej rozbudowanej wersji brzmiało "ma działać szybko i optymalnie".
W pewnym momencie rozwoju firmy do skrzynki Roberta wpadł e-mail od inwestorów z zaproszeniem do rozmowy na temat strategii, której – nie było. Jedna z osób wpadła na pomysł, aby stworzenie takiej strategii zlecił na zewnątrz firmy. Ta próba nie zakończyła się sukcesem. Dokument – mimo iż wypracowywany wspólnie z zespołem Allegro – opierał się głównie na "okrągłych", marketingowych zdaniach. Finalnie, nie został przedstawiony inwestorom. Ta sytuacja tylko pokazała, że strategię należy opracowywać samodzielnie.
Przeczytaj także:
Każda strategia powinna mieć kor, kierunki strategiczne, coś co chcemy osiągnąć w długim terminie oraz działania taktyczne, które należy wykonać.
Już ją masz – każda z organizacji nawet jeśli nie jest ona spisana, ma strategię. Strategia ma być intuicyjna naturalna. Opisywać kierunek i cel, który już de facto został wyznaczony.
Krok 1. Określenie odpowiedzialności (na przykładzie zespołu Roberta Radziejewskiego)
Krok 2. Określenie celów strategicznych
Krok 3. Działania taktyczne, czyli jak dość do celów strategicznych
Zupełnie normalne jest, że niejednokrotnie nie będziemy wiedzieli z jakie działania taktyczne doprowadzą nas do celu. W przypadku zespołu Roberta, strategiczną decyzją było, że Allegro wchodzi w mikrosierwisy i w środowisko rozproszone. Przez długi czas tylko to było jasno określonym działaniem taktycznym. Nie zawsze trzeba wiedzieć co nastąpi po sobie. Nie trzeba też wiedzieć co jest na końcu działań taktycznych.
Zdaniem Roberta Radziejewskiego absurdem jest przygotowanie strategii IT na trzy lata w przód. Tym bardziej, że jesteśmy świeżo po pandemii, która zmieniła większość planów i strategii o 180 stopni. Zawsze znajdzie się decyzja, której jeszcze nie podjęliśmy i na którą musimy poczekać. Dlatego nie ma nic złego w zawarciu w strategii IT informacji, że dalsze kroki zostaną podjęte po tym, jak zobaczymy jaki rezultat przyniosą te zaplanowane. Wzbudza to jeszcze większe zaufanie i sprawia, że strategia staje się uczciwa.
W wielu organizacjach funkcjonuje przekonanie, że strategia to obszerny dokument, nad którym pracowano minimum 3 miesiące, a jej ogłoszenie to duże wydarzenie. Zdaniem Roberta Radziejewskiego, strategia powinna być okazją do pokazania, że coś zmieniliśmy, zaktualizowaliśmy.
Strategia powinna być dokumentem, z którym pracujemy na co dzień. Jeśli coś się w niej zmienia – jest to dobra okazja, aby ją zaktualizować.
Istotną zmianą, która przybliżyła realne działania w Allegro do strategii, było określanie OKR–ów na podstawie działań taktycznych, a nie celów strategicznych. Jeśli są plany, które nie kontrybuują do działań taktycznych, to jest to case dla Managera. W ten sposób budujemy focus zespołu na tym, co faktycznie jest istotne. Nieuniknione jest, że kontynuacja działań taktycznych, będzie zmieniała cele strategiczne. W związku z tym każdy wyjątek powinien być przedmiotem dyskusji.
Zdaniem Roberta Radziejewskiego struktura organizacyjna powinna pokazywać w jakim kierunku organizacja zmierza. Niekoniecznie w jakim miejscu znajduje się obecnie. Jeśli w strategii pojawia się coś nowego, wymagającego zasilenia zasobami ludzkimi – to już powinniśmy w strategii zaznaczyć nowe stanowisko, czy zespół. Jeśli struktura organizacyjna jest neutralna to powinna pomagać. Warto uczyć zespoły, ludzi, że struktura organizacyjna jest również narzędziem.
W Allegro to zespoły określają swoje OKR-y. To oni są najbliżej klienta, znają jego potrzeby. To na nich jest odpowiedzialność wskazania celów. Strategia spowodowała, że oddolnie wskazane OKR-y zyskały spójny, nadrzędny azymut.