Zmiany są nieodłącznym elementem funkcjonowania każdej organizacji. Jednak wprowadzenie nowej strategii czy restrukturyzacji może budzić opór zarówno wśród pracowników, jak i członków zarządu. Podczas wydarzenia dla leaderów IT “Meetups by Conlea 2024” we Wrocławiu Michał Well, poprowadził round tables na temat komunikowania zmian, aby były one akceptowane i realizowane z zaangażowaniem całego zespołu.
Zmiany są nieuniknioną częścią pracy w IT – od wdrażania nowych technologii, przez reorganizację zespołów, po dostosowywanie się do dynamicznych wymagań rynku. Skuteczne przewodzenie w czasach transformacji wymaga od managerów IT nie tylko technicznych umiejętności, ale przede wszystkim zdolności do budowania zespołów potrafiących wykorzystywać zmiany i je wprowadzać. Jak więc przeprowadzać zespół przez trudne momenty, zachowując jego zaangażowanie i motywację?
Aby zrozumieć, dlaczego zmiany są tak ważne, warto najpierw zastanowić się nad samą ich istotą. W końcu świadomość i dogłębna znajomość tematu pozwalają dobrać odpowiednie narzędzia do wprowadzania zmian. Warto zastanowić się, po co nam są w ogóle zmiany?
"Skoro my jako ludzie z natury jesteśmy niechętni wobec wprowadzania zmian, nie lubimy zmian, to dlaczego mimo to nieustannie do nich dążymy?"
Zmiana jest stałym elementem naszego funkcjonowania, a usprawnienia w organizacjach są niezbędne, by odpowiadać na dynamiczne wymagania rynku, oczekiwania klientów oraz działania konkurencji. Należy pamiętać, że stojąc w miejscu narażamy się na porażkę biznesową.
"Jeżeli firmy nie dostosowują się do zmian rynkowych, to stoją w miejscu, a konkurencja wyprzedza ich o kilka kroków."
Każda firma powinna zagospodarować przestrzeń czasową na rewizję firmowych celów strategicznych z perspektywy zmian, które dzieją się na rynku, w branży lub, które są komunikowane przez kontrahentów.
Jest wiele modeli, które proponują konkretny schemat przeprowadzania zmian w firmie. Warto poznać chociaż kilka wariantów, aby móc dopasować odpowiedni sposób do własnych potrzeb. Nasz ekspert Michał Well wskazuje 3 przykładowe techniki, które pomagają we wprowadzaniu zmian i ich efektywnym komunikowaniu.
Przedstawia 8 głównych kroków do przeprowadzenia zmiany. Wskazuje przede wszystkim potrzebę pilności zmian. Chodzi o to, aby wywołać poczucie, że zmiana jest potrzebna. Należy stworzyć wizję tej zmiany, pokazać, jaki będzie miała wpływ na firmę i jej strategię oraz odpowiednio ją zakomunikować. Ważne jest zaangażowanie ludzi, którzy są entuzjastami i ambasadorami tych zmian. Należy zmobilizować się do działania i zastanowić się, jakie przeszkody mogą wystąpić przy wprowadzaniu tych zmian strategicznych w firmie. Powinniśmy te przeszkody zidentyfikować oraz odpowiednio zminimalizować ich wpływ. Co więcej, w jednym z kroków Kotter mówi, że warto skupić się na szybkich wygranych, tzw. 'quick wins'. Odpowiednie tempo zmian oraz utrwalanie rezultatów są kluczowe. Kotter kładzie duży nacisk na to, aby zmiany te były odpowiednio osadzone w kulturze organizacyjnej firmy – stały się jej DNA.
“Bardzo często, wprowadzając różne zmiany w firmie, ludzie myślą: 'Wprowadzimy i to koniec.' Nie. Musimy się zastanowić, co jest kolejnym krokiem.”
Więcej przeczytasz o tej metodzie w naszym artykule.
Dzieli te pięć etapów na trzy główne części. Pierwsza, czyli A (Awareness) i D (Desire), skupia się na obecnym stanie, czyli na tym, co mamy teraz. Następnie przechodzimy do K i A, czyli Knowledge i Ability – to jest faza tranzycji, kiedy przeprowadzamy całą zmianę. Ostatni etap, R (Reinforce), to przyszłość, czyli to, co musimy utrzymać w dłuższej perspektywie, aby zmiana stała się fundamentem kolejnych działań. Ważnym elementem modelu ADKAR jest zbudowanie świadomości, że istnieje potrzeba zmian. Dużą rolę odgrywają managerowie, którzy powinni motywować i być ambasadorami tych zmian. Istotnym elementem modelu jest posiadanie wiedzy na temat tego, jak wprowadzić daną zmianę, jak zrozumieć jej cel oraz jak można dążyć do osiągnięcia oczekiwanych rezultatów. Zbudowanie odpowiednich umiejętności i zachowań wśród ludzi, które będą wymagane podczas wdrażania zmiany w firmie, to ostatni element, o którym należy pamiętać.
Jest podstawą wielu współczesnych koncepcji zarządzania zmianą. Dzieli on proces na trzy kluczowe fazy:
Rozmrażanie – etap, w którym trzeba przełamać obecne nawyki i postawy, by przygotować ludzi na zmianę. Kluczowe jest tutaj uświadomienie potrzeby zmiany i zrozumienie jej powodów. Komunikacja odgrywa tu niezwykle ważną rolę, ponieważ ludzie naturalnie opierają się zmianom.
Zmiana – to moment wprowadzania nowych procedur i metodologii. Pracownicy muszą być odpowiednio przeszkoleni i wspierani, by zmiana mogła przebiec efektywnie. Ważne jest, by w tej fazie stworzyć atmosferę pozwalającą na popełnianie błędów, co ułatwia naukę i adaptację.
Zamrożenie – końcowa faza, której celem jest utrwalenie wprowadzonych zmian. Wprowadza się nowe normy i standardy, a także wpływa na kulturę organizacyjną, aby zmiana stała się trwałym elementem funkcjonowania firmy.
Warto znać techniki i możliwości wprowadzania zmian, ale przede wszystkim liczy się wzajemny szacunek i odpowiednia komunikacja pomiędzy zespołem
Dołącz do nich! Zapisz się, aby otrzymywać powiadomienia o nowych tekstach, akcjach i szkoleniach.
“Jestem fanem tego, żeby wyciągać to, co jest najlepsze z danych modeli metodologii i odpowiednio to dostosowywać do potrzeb danej zmiany. "
Możemy się odnieść do zawodowych sportowców – na przykład szeroko rozumianej piłki nożnej. Piłkarze, oprócz treningu piłkarskiego, mają także trening motoryczny, siłowy, do tego dochodzi również fizjoterapia. Oni również korzystają z różnych elementów i modeli, aby wprowadzać u siebie zmiany i doskonalić się. Zarządzający również wprowadzają zmiany w firmach, aby pracować wydajniej, z mniejszym nakładem, otwierać nowe biznesy i być o krok przed konkurencją. Dlatego należy korzystać z różnych metodologii i modeli, a nawet je łączyć. Jak podkreśla nasz ekspert: zmiany są i będą wprowadzone, więc lepiej zadać sobie pytanie jak wykorzystać te zmiany, a nie jak dążyć do tego, żeby nic nie zmienić.
Jednym z kluczowych problemów jest brak odpowiedniego zaangażowania pracowników w proces zmian. Jak podkreśla nasz ekspert:
"Zmiany, które są komunikowane z góry bez pola do adaptacji, mogą wywoływać opór w zespołach."
Przygotowanie gruntu: Zanim wprowadzisz zmiany, zrób krok wstecz i zastanów się, dlaczego są one potrzebne. Warto sobie co jakiś czas zrobić rewizję celów firmowych strategicznych z perspektywy zmian, które dzieją się na rynku.
Zaangażowanie zespołu: Uwzględnij opinie pracowników na każdym poziomie organizacji. To buduje poczucie współodpowiedzialności i redukuje opór. Jeżeli ludzie będą uczestniczyć w definiowaniu zmian, to będą wiedzieć, że ich głos jest brany pod uwagę i łatwiej będzie im zrozumieć konieczność tych usprawnień.
Indywidualne podejście: Dostosuj formę komunikacji do odbiorcy. Dla przykładu, doświadczeni pracownicy mogą potrzebować bardziej bezpośredniego podejścia niż osoby dopiero wchodzące na rynek pracy – miękkiej komunikacji. Tak samo dzieje się w kwestiach kulturowych. W międzynarodowych zespołach, pracownicy różnią się nie tylko kulturą, ale także preferowanymi stylami komunikacji – jedni cenią precyzyjne analizy i twarde dane, podczas gdy inni wolą spokojne rozmowy przy lunchu. Drugim aspektem jest dobór sposobu efektywnej komunikacji do szczebla pracowników.
Jak wspomniał nasz ekspert Michał Well, pierwszą rzeczą jest wzbudzenie świadomości, że powinniśmy pójść w danym kierunku oraz znalezienie sposobu na zachęcenie ludzi do wspierania tej zmiany. Ludzie z natury nie lubią zmian w swoim życiu – taka jest ludzka natura. Musimy sobie jednak uświadomić, że zmiany są nieuniknioną częścią biznesu, szczególnie na poziomie strategicznym. Zastanawiając się nad podejściem do modyfikacji, warto rozważyć budowanie kultury organizacyjnej, w której zmiany są czymś normalnym, a nie nagłym wydarzeniem. W ten sposób pracownicy nie będą obawiać się, że każde przekształcenie wpłynie drastycznie na ich pracę. Co ciekawe, bardziej efektywnym podejściem może być wprowadzanie zmian małymi krokami niż wprowadzanie nagłych, wielkich transformacji. Regularne, małe modyfikacje pozwalają na stopniowy rozwój firmy, unikając stagnacji, która może pojawić się po dużych, jednorazowych zmianach. Przykładem metodologii, którą można tutaj zastosować jest lean management, który skupia się na stopniowym doskonaleniu się.
“Lean management – small improvements, “To do a little bit everyday” lead to greater success tomorrow.”
Skuteczna komunikacja zmian to klucz do ich sukcesu. Pamiętaj, że każda zmiana, aby była dobrze przyjęta, musi być jasno zakomunikowana, a pracownicy muszą czuć, że mają na nią wpływ. Każdą zmianę warto traktować nie tylko jako wyzwanie, ale przede wszystkim jako szansę na rozwój – zarówno dla firmy, jak i jej pracowników.
Temat uwzględnił konkretne przykłady na co zwracać uwagę, jednak o wiele więcej można dowiedzieć się na żywo o tym i innych tematach przy okazji wzięcia udziału w “Meetups by conlea” w Twoim mieście.