Wykorzystanie tablic kanban, czyli wizualizuj i zarządzaj online

Rynek nie lubi próżni. Wszyscy znamy tę zasadę i możemy ją obserwować na co dzień w obszarze narzędzi i oprogramowania wspierającego pracę w oparciu o metody i środowisko Agile. Jeśli na co dzień jesteś członkiem zespołu scrumowego albo Twoja organizacja wdrożyła metodykę AgilePM lub SAFe (Scaled Agile Framework), to w codziennej pracy stawiasz czoło wyzwaniom obcym dla ludzi zaangażowanych w działania operacyjne.

Rynek narzędzi i oprogramowania na szczęście nie pozostawia Cię samego z tym wyzwaniem. Już dziś zakończ zarządzanie sprintami/cyklami wytwórczymi w oparciu o narzędzia nie stworzone do tych zadań. Pozwól, aby arkusz kalkulacyjny służył swoim celom, a sam zaadoptuj w swojej codziennej pracy narzędzia tak samo zwinne jak metody, którymi się posługujesz. Jeśli już z nich korzystasz lub rozpoczynasz z nimi pracę to mam nadzieję, że tymi kilkoma wskazówkami pomogę Ci jeszcze sprawniej wykorzystywać ich możliwości. 

Tablica, Kartka, Kanban

Zacznijmy od początku. Pierwszy był........ 看板 czyli kanban, co z języka japońskiego literalnie można przetłumaczyć jako bilbord/tablica, na której wiszą informacje w postaci kartek („kan” –card „ban” – signal). System kanban wdrożony został w japońskich fabrykach Toyoty, gdzie nazywano go harmonogramowaniem produkcji TPS (Toyota Production System). Naukowe badania jego funkcjonowania doprowadziły do przypisania mu również określenia lean.

Poniższe dwa zdjęcia prezentują drogę jaką przeszła wizualizacja oparta o system kanban od czasów wdrożenia jej w fabrykach samochodów Toyoty do dzisiejszego dostarczania produktów w projektach.

Dlaczego wizualizujemy pracę w metodach Agile? Jak pokazują badania, ludzki mózg przyswaja informację wizualną 60 tys. razy szybciej niż tekst. Jeśli już stosujesz wizualizację pracy w swoim zespole w postaci tablic podzielonych na części, to zapewne sprawdziłeś i wiesz, że najprostszym sposobem jest podział na 3 części:

To do -  jeszcze nie rozpoczęte zadania
Work in progress (WIP) – zadania w trakcie realizacji
Done – zadania zrealizowane

Powyższy wizualny podział postępów pracy możesz zorganizować w każdym biurze, na dowolnej ścianie za pomocą samoprzylepnych karteczek. Jeśli jesteście nowym zespołem i rozpoczynacie pracę w tym środowisku to radzę, abyście rozpoczęli właśnie od fizycznej tablicy, a narzędzia online wdrażali stopniowo wraz z przyswajaniem nowego stylu pracy. Kluczowym czynnikiem w powodzeniu wdrożenia wizualizacji pracy opartej o system kanban jest dyscyplina rozumiana jako systematyczna aktualizacja zadań na tablicy. Jeśli pozwolisz sobie na kilkukrotny brak aktualizacji i przenoszenia zadań trwających do zakończonych lub z nierozpoczętych do trwających, efekty pracy zespołu mogą być wysoce niesatysfakcjonujące z powodu spadającej motywacji członków zespołu projektowego.

Dlaczego warto korzystać z narzędzi online?

OK, masz już tablicę i pilnujesz dyscypliny. Po co Ci zatem narzędzie elektroniczne skoro wszystko działa tak jak tego chciałeś? Pamiętaj, że nie wszystkie zespoły mają komfort pracy np. w jednym pomieszczeniu lub nawet na jednym piętrze tego samego budynku. W dzisiejszych czasach zespoły projektowe składają się z pracowników z wielu odległych miast czy państw, a nawet kontynentów.

W takich sytuacjach narzędzia online są niezbędne do realizacji produktów przewidzianych w projekcie. Od strony praktycznej najtrafniejszym argumentem za wdrożeniem narzędzi online są możliwości jakie ze sobą one niosą, nawet jeśli pracujecie w jednym pomieszczeniu. Każdy z nas wie, że do wiszącej tablicy nie załączysz pliku z dysku wspólnego, nie połączysz jej z aplikacjami służącymi do komunikacji, nie zamieścisz nieograniczonej liczby tekstów, zdjęć lub nie udostępnisz tylko jej części do wybranych użytkowników.

Dlaczego Trello?

Jeśli podjąłeś decyzję o wdrożeniu w swoim zespole narzędzia online, w pierwszej kolejności należy zdecydować, z którego narzędzia będziesz korzystać. Oczywiście jak wspomniałem na początku, rynek nie lubi próżni i możemy wybierać z pośród szerokiej gamy darmowych lub częściowo darmowych rozwiązań. Przy wyborze kieruj się prostotą narzędzia i jej funkcjami. Dobrze, aby były tak intuicyjne jak przyklejanie karteczek na tablicy. 

W tym tekście z oczywistych względów nie uda mi się przedstawić wszystkich narzędzi dostępnych online, a nawet wszystkich funkcjonalności jednego z nich. Chciałbym za to od strony praktycznej pokazać elementy Trello, pozwalające zarządzać pracą w środowisku Agile.

Podstawową funkcjonalnością Trello jak i innych podobnych narzędzi jest tworzenie tablic (ang. boards) korzystając z przeglądarki internetowej lub/i aplikacji mobilnych. Tablica w Trello może być tą samą tablicą, która wisi na ścianie w biurze, ponieważ możesz ją dowolnie kształtować, nie ograniczając się do trójpodziału.

Składową tablic są listy, w skład których wchodzą karty. Jest to elektroniczne odzwierciedlenie tablicy podzielonej na kolumny (listy) oraz karteczek samoprzylepnych (karty). Oczywiście te elementy można, a nawet powinno się, udostępniać wraz z możliwością ich edycji pozostałym członkom zespołu projektowego. Każda karta może być przenoszona pomiędzy listami, a jej zaletami jest to, że może być ograniczona do wybranych użytkowników, zawierać załączniki, planowanie czasowe, listy sprawdzające, integrację z innymi aplikacjami (np. Slack, Evernote, Dropbox, Google Drive, Twitter, Gmail i inne).

Trello i Kanban w zarządzaniu zwinnym projektem

Przejdźmy zatem do pracy. Aby dostarczać produkty zgodnie z założeniami projektu, osoba za to odpowiedzialna planuje, deleguje, monitoruje i kontroluje realizację prac. Posłużę się tu przykładem zespołu programistów. Co jest potrzebne do osiągania stawianych przed nim celów? Kilka podstawowych założeń to: jasna definicja ukończenia, pewna swoboda działania i decydowania o priorytetach prac, otrzymywanie informacji zwrotnej, retrospektywa umożliwiająca usprawnienia.

Zarządzanie takim zakresem ułatwi nam stworzenie tablicy dedykowanej zespołowi programistów. Dzielimy ją na następujące listy:

• Backlog – rejestr, który zawiera wszystkie zadania projektu w postaci kart. Karty w tej liście mogą służyć do dalszego rozwoju pomysłu.
  
  
• Product Backlog – rejestr produktu zawierający zaakceptowane karty definiujące prace do realizacji w przedziałach czasowych (ang. sprint). Długość przedziału czasowego, podział pracy pomiędzy pracowników oraz kolejność kart na liście zależy od Właściciela Produktu (ang. Product Owner), Project Managera lub zespołu jeśli jest on samoorganizujący się. Trello umożliwia zarządzanie tymi zakresami.
  
  
• In progress – jeśli praca z karty rejestru produktu została rozpoczęta, jest przenoszona do listy „In progres”. Na tym etapie Project Manager lub Właściciel Produktu komunikuje się z członkami zespołu programistów w zakresie prac i postępów w ich realizacji.
  
  
• Waiting for approval – po realizacji zadania przez programistę, karta trafia do listy Waiting, gdzie oczekuje na akceptację (po akceptacji trafia do listy Approved) lub jeśli nie spełnia wymagań klienta wraca do listy Product Backlog i oczekuje na wejście do kolejnego sprintu.
  
  
• Approved - jest listą zaakceptowanych produktów wytworzonych przez zespół programistów. Akceptację musi wydać klient/Project Manager.
  
  
• Production – jest listą, na którą trafiają produkty z listy Approve, wdrażane do środowiska produkcyjnego lub przekazywane do kolejnego etapu projektu lub innego zespołu.

Powyższy krótki schemat pokazuje tylko część możliwości korzystania z narzędzia online jakim jest Trello. Dzięki kompatybilności Trello z wieloma aplikacjami biznesowymi można stworzyć platformę umożliwiająca sprawną pracę i komunikację w zespołach projektowych. Społeczność skupiona wookół Trello dostarcza niezliczonej liczby rozwiązań i pomysłów gotowych do adaptacji w każdej organizacji.