4 sposoby na wykorzystanie Agile w czasie kryzysu

W 2019 roku Scott Ambler, wiceprezes Project Management Institute (PMI), globalnej organizacji non-profit zajmującej się zarządzaniem projektami, widząc rosnącą popularność Agile zastanawiał się, co przyniesie nadchodzący rok. - Agile nie jest tylko trendem. Jest tu po to, aby pozostać na stałe. Zwłaszcza, gdy przekonujemy się na własnej skórze o korzyściach, które dostarcza.

Dziś widzimy jak bardzo sprawdziły się jego słowa. Agile uważany jest za jedną z najbardziej skutecznych najlepszych metodyk pracy. Firmy, które potrafią wykorzystać Agile odnoszą też największe sukcesy. Chociaż zwinny sposób pracy przynosi korzyści w każdej sytuacji, szczególnego znaczenia nabrał obecnie. Organizacje, aby efektwynie działać stanęły dziś przed koniecznością dostosowania się do nowej rzeczywistości.  

Warto w tym miejscu przypomnieć sobie zasady sformułowane w Manifeście Agile w 2001, które dziś wybrzmiewają mocno i konkretnie. W wyniku naszej pracy zaczęliśmy bardziej cenić: ludzi i interakcje od procesów i narzędzi, działające oprogramowanie od szczegółowej dokumentacji, współpracę z klientem od negocjacji umów, reagowanie na zmiany od realizacji założonego planu.

Dziś jak nigdy wcześniej synonimem zwinności jest empatia, bezpośrednia komunikacja, wzajemne zaufanie oraz szybkie rezultaty będące wynikiem budowanych ad hoc kryzysowych scenariuszy.

W poszukiwaniu normalności

Jak zastosować zwinne myślenie w czasie pandemii? W jaki sposób Agile może być przydatny dziś, gdy w znacznym stopniu pracujemy zdalnie? Przede wszystkim Agile zapewnia regularne wzorce, które pomagają w osiąganiu postępów w pracy. Bez względu na to, czy robisz daily z zespołem czy podsumowujesz swoją pracę co tydzień, takie rytuały pozytywnie wpływają na higienę pracy.

Po drugie Agile pozwala na szybkie zmiany, gdy organizacje muszą dostosować się do nowych priorytetów. Gdy sytuacja zmienia się jak w kalejdoskopie, wykonywanie zadań krok po kroku i częste iteracje dają możliwość wprowadzania większej liczby poprawek w trakcie projektu. W końcu, gdy zachodzi potrzeba zmiany planów czy wdrożenia kryzysowego scenariusza nieodzowna staje się prostota, jako sztuka minimalizowania ilości koniecznej pracy.

Tak hartuje się stal

O korzyściach z wykorzystania metodyk zwinnych opowiedział na łamach magazynu Forbes oraz w podcaście Howard Sublett, pełniący funkcję Chief Product Officera w Scrum Alliance, organizacji zrzeszającej 1,2 milliona członków, tworzących produkty przy użyciu zwinnych metod. - Właśnie do takich sytuacji jak obecny kryzys czy wyłaniająca się nowa normalność budowane są firmy zwinne. Od prawie 20 lat mówimy, że aby firmy mogły przetrwać w niestabilnym świecie, w czasach VUCA, muszą działać tak, aby mogły przystosować się do zmian z dnia na dzień.

Jego zdaniem Agile pomaga w efektywnym działaniu tak dziś, jak i w nowej rzeczywistości, która dopiero wyłoni się po COVID-19. Trzeba o tym pamiętać, ponieważ biznes nie opiera się już na indywidualnej pracy, a myślenie agilowe obejmuje zespoły. Obecna sytuacja wymaga spokojnej reakcji na złożoność, a metody zwinne wspierają nas skutecznie w obliczu niepewnych czasów.

Dziś każdy pracownik musi skupić się na wspólnej pracy zespołu. Dostępność rozwiązań sprawia, że jeśli z czymś jest problem, to na pewno nie z komunikacją. To co jest kluczem do efektywnej pracy, czyli bezpośrednia komunikacja z zespołem twarzą twarz działa doskonale dzięki łączności wideo. Gdy wszyscy członkowie zespołu są zdalnie, może to pomóc w interakcji. W sytuacjach, gdy większość zespołu znajduje się w sali konferencyjnej, a inni pracują z domu, ta dysproporcja może przeszkadzać, uprzywilejowując osoby znajdujące się w sali.

Cztery sposoby na wykorzystanie Agile

A jak radzić sobie z innymi wyzwaniami? Sublett daje cztery rady, jak skutecznie wcielać zasady Agile w codziennej pracy.

1. Wyznaczaj terminy wykonania zadań. Ustal maksymalny czas na wykonanie kluczowych zadań. Inaczej łatwo paść ofiarą prawa Parkinsona, które mówi, że praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie.

2. Sprawdzaj i adaptuj. Stale kontroluj swoją pracę pod kątem jakości i dostosuj się do niej. Współpracuj z członkami zespołu, aby monitorować wydajność pracy i w razie potrzeby wprowadzać konieczne korekty. Dzięki temu zarówno wewnętrzni  jak i zewnętrzni klienci otrzymają to, czego potrzebują, nawet w zmieniających się warunkach.

3. Zatrzymaj się, aby pomyśleć.  Agile wspiera potrzebę przeglądów i retrospektyw. Zamiast uważać zadanie za gotowe i przechodzić do kolejnego należy zachęcać pracowników, aby częściej robili przerwy i upewniali się czy zmierzają we dobrym kierunku. Tego rodzaju refleksja jest szczególnie istotna obecnie, gdy nic nie wydaje się ani pewne ani przewidywalne.

4. Przyjmij proste podejście. Agile upoważnia zespoły do podejmowania właściwych decyzji. Ale nadmiar zadań może stać się przytłaczający. Jednym z rozwiązań jest sporządzenie listy wszystkich zadań i ustalenie priorytetów. Choć takie podejście może wydawać uproszczone, jest to odpowiedź na ludzką potrzebę poczucia kontroli. - Prosta, uporządkowana lista może przynieść poczucie spokoju i jasności - przekonuje.

Antidotum na przyszłość

Sublett uważa, że gdy patrzymy na kryzysy ekonomiczne lub podobne trudne zdarzenia, zawsze wychodzimy z nich silniejsi. Nabyte umiejętności, przejście na zwinny sposób myślenia, będą dla nas jednymi z najważniejszych lekcji, gdy wyjdziemy z kryzysu. Oczywiście, wciąż nie wiemy jaki ostateczny kształt przybierze rzeczywistość, gdy skończy się pandemia. Czy ludzie będą chcieli wrócić do pracy w dużych grupach? Czy firmy przekonają się do tego, praca zdalna może być równie wartościowa jak praca z biura? Czy kiedykolwiek pójdziemy ponownie do kina, a może premiery filmowe pojawią się bezpośrednio na ekranach telewizorów?

Przyznaje, że sam nie zna odpowiedzi na żadne z tych pytań i nie zna również nikogo, kto by je znał. A jeśli ktokolwiek ma coś do powiedzenia, to prawdopodobnie się myli. - Ale wiem, że firmy, które budują swoją wartość w oparciu o zasady i wartości, których uczymy, są tymi, które potrafią przystosować się do wyzwań z którymi przyjdzie nam się mierzyć w nieznanej przyszłości.