Wykorzystanie tablic kanban, czyli wizualizuj i zarządzaj online
Jak wykorzystać tablice kanban do zarządzania projektem? Jak wizualizować i zarządzać projektem na przykładzie Trello. czytaj dalej
W każdym zespole codziennie pojawiają się nowe pomysły, tematy wymagające szerszej dyskusji albo potrzeba zaktualizowania informacji. Omawiacie coś na komunikatorze, ktoś przykleja na ścianie karteczki, których inni nie rozumieją. Spotykacie się w kilka osób ad hoc, albo wrzucacie tematy w trakcie innych spotkań. Wraz z zespołem masz poczucie, że musicie znaleźć czas na omówienie tych spraw, ale obawiacie się rozwlekłych dyskusji, z których trudno wyciągnąć konkretne wnioski.
W takiej sytuacji wypróbuj Lean Coffee. To format, który stosujemy wewnętrznie, na meet-up'ach Let's Manage IT, czy warsztatach z uczestnikami programu IT Manager of Tomorrow Mastermind. Jego zaletą jest dająca dużo swobody struktura, dynamika i demokratyczność. Każdy uczestnik ma możliwość wypowiedzenia się i ma wpływ na priorytety omawianych tematów. Łatwo jest też podsumowywać dyskusję i podjąć decyzje.
Jak przygotować Lean Coffee?
Na spotkanie zarezerwuj co najmniej 60 minut (bez obaw, nie będzie się ciągnęło). Określ jego temat i zaproś wszystkich, którzy mogą mieć na niego coś do powiedzenia. Przygotuj tablicę kanbanową z 4 kolumnami: Tematy, Omawiane, Omówione, Wnioski/Decyzje. Przygotuj kolorowe karteczki, pisaki i whiteboard albo tablicę do pisania. W przypadku spotkań zdalnych doskonale sprawdzi się tablica na Miro.
Tablica do Lean Coffee stworzona w 3 minuty na Miro
Przygotuj narzędzie do mierzenia czasu. To może być minutnik w telefonie, dedykowana aplikacja albo fizyczny timer. Możesz też skorzystać z tej strony.
Przebieg Lean Coffee
Na początku spotkania przedstaw jego temat i wyjaśnij jak będziecie pracować. Struktura Lean Coffee jest następująca:
- Każdy uczestnik proponuje tematy do omówienia zapisując je na karteczkach. Obowiązuje zasada 1 temat na 1 kartce. Opisujcie je w możliwie zwięzły i zrozumiały sposób.
- Po kolei przyklejacie karteczki w kolumnie Tematy i wyjaśniacie czego dotyczą. Wyjaśnienie powinno być krótkie i trwać maksymalnie 20 sekund. W ten sposób powstaje backlog tematów do omówienia.
- Głosujecie na tematy, które według was są najważniejsze. Tu najlepiej sprawdza się głosowanie kropeczkami (dot voting). Każdy dostaje 3 głosy i może je oddać na 1, 2 lub 3 tematy.
- Jako prowadzący uszereguj tematy według liczby głosów, które zdobyły. Podkreśl, że tematy, na które nikt nie głosował mogą nie zostać omówione.
- Karteczkę z pierwszym tematem od góry przyklejasz do kolumny Omawiane i uruchamiasz minutnik. Będziecie mieć 5, 3 i 1 minutę na omówienie tematu. Osoba, która zaproponowała temat zaczyna od jego wyjaśnienia. Dopiero potem macie czas na dyskusję. Kiedy czas minie, prowadzący przerywa dyskusję.
- Cała grupa metodą uniesionego lub opuszczonego kciuka głosuje, czy temat powinien być dalej omawiany. Jeżeli podejmiecie na tak, prowadzący ponownie uruchamia timer, ale tym razem już tylko na 3 minuty. Jeżeli temat uznajecie za omówiony i przenosicie karteczkę do kolumny Omówione. Po 3 dodatkowych minutach dyskusji możecie w taki sam sposób zdecydować, czy dajecie sobie jeszcze 1 minutę na omówienie. Jeżeli po tym czasie temat nadal nie jest wyczerpany, oznaczacie go do omówienia na później. Na karteczce z nieskończonym tematem warto zapisać imiona osób, które chcą uczestniczyć w rozmowie, żeby właściciel tematu wiedział z kim rozmawiać.
- Wnioski i podjęte decyzje zapisujecie w odpowiedniej kolumnie na tablicy.
- Przechodzicie do kolejnego tematu, który uzyskał najwięcej głosów i powtarzacie proces.
- 10 minut przed końcem spotkania jest czas na podsumowanie. Przeczytajcie, jakie decyzje podjęliście i jakie wyciągnęliście wnioski. Na koniec jako prowadzący poproś o informację zwrotną. Zapytaj o wrażenia ze spotkania. Czy zachowaliście równowagę między liczbą omówionych tematów a czasem na dyskusję? Czy ktoś ma pomysły na inne usprawnienia?
Korzyści ze stosowania Lean Coffee
Skorzystaj z formatu Lean Coffee jeżeli zależy Ci na zaangażowaniu całego zespołu. Nasze doświadczenia pokazują, że dzięki realnemu wpływowi na agendę spotkania jego uczestnicy dużo bardziej utożsamiają się z wypracowanymi efektami niż w przypadku tradycyjnych spotkań. Są też bardziej skłonni do udziału w dyskusji, ponieważ tematy nie są im narzucone. Ograniczenia czasowe powodują, że dyskusja jest bardziej skoncentrowana i nikt nie traci czasu na puste słowa.
