8 kroków zarządzania zmianą wg metody Kottera
Zaproponowany przez Johna P. Kottera model ośmiu kroków jest odpowiedzią na potrzebę przeprowadzenia trwałej zmiany w każdej organizacji. czytaj dalej
Czym proces ośmiu kroków prowadzących do zmiany wg Kottera?
Proces powstał na podstawie analizy zachowania ponad setki organizacji (Ford, GM, British Airways, Bristol-Myers Squibb) i ich liderów, które Kotter prowadził przez 10 lat.
Kotter wyodrębnił powtarzające się czynniki sukcesu przyglądając się ich wysiłkom, gdy próbowali wprowadzać zmiany w organizacjach poprzez restrukturyzację, przeprojektowanie strategii, przejęcia, redukcje czy zmianę firmowej kultury. Zidentyfikował 8 czynników, które sprawiają, że zmiany organizacyjne się nie udają. Rozpoznając negatywne czynniki sabotujące zmiany, zaproponował pozytywne działania, które prowadzą do sukcesu.
Kompetencje lidera niezbędne do efektywnego zarządzania zmianą
Efektywny lider IT musi posiadać zestaw kluczowych kompetencji, które umożliwiają mu zarówno prowadzenie zespołu przez zmianę, jak i radzenie sobie z oporem, który może pojawić się w trakcie procesu. John Kotter wskazuje, że transformacja wymaga wyraźnie zdefiniowanych etapów i jasnej wizji, aby uniknąć zastoju. Jakie są najważniejsze kompetencje lidera IT w kontekście zarządzania zmianą?
Przeczytaj artykuł Kottera opublikowany w magazynie Harvard Business Review w marcu 1995 roku.
1. Komunikacja i tworzenie poczucia pilności
Jasna, otwarta komunikacja jest podstawą zarządzania zmianą. Lider powinien umieć w prosty sposób wyjaśnić, dlaczego zmiany są konieczne, jakie korzyści przyniosą oraz jakie kroki zostaną podjęte, aby zrealizować zamierzone cele. W myśl zasad Kottera, stworzenie poczucia pilności wzmacnia początkowy etap zmiany i mobilizuje zespół.
Ważne jest także otwarte przyjmowanie informacji zwrotnej od zespołu i adresowanie obaw oraz pytań, które mogą pojawić się w trakcie zmian.
2. Zdolność do budowania zaufania i tworzenie koalicji
Zaufanie jest fundamentem każdego skutecznego procesu zmian. Lider powinien być transparentny, autentyczny i konsekwentny w swoich działaniach, co zwiększa poczucie bezpieczeństwa zespołu i ułatwia akceptację zmian. Kotter podkreśla znaczenie koalicji – silnej grupy wsparcia, która pomoże liderowi w promowaniu i wdrażaniu zmian. Wzmocnienie zaufania można osiągnąć przez zaangażowanie zespołu w proces decyzyjny oraz uwzględnianie ich opinii na temat wdrażanych zmian.
3. Elastyczność i adaptacyjność w długofalowym procesie
W IT zmiany często są dynamiczne i wymagają szybkiej reakcji na pojawiające się problemy. Lider IT musi być przygotowany na dostosowywanie planów oraz na szybkie wprowadzanie poprawek, jeśli sytuacja tego wymaga. Kotter ostrzega, że przedwczesne ogłoszenie sukcesu może zatrzymać proces zmiany, dlatego lider powinien pamiętać, że zmiana to długoterminowy proces.
Elastyczność oznacza także gotowość do zmiany podejścia w zależności od sytuacji i otwartość na nowe pomysły, nawet jeśli pierwotny plan nie przewidywał takich działań.
4. Empatia i tworzenie krótkoterminowych sukcesów
Zrozumienie, że zmiana może być stresująca, jest kluczowe. Lider IT powinien być empatyczny i rozumieć różne reakcje emocjonalne pracowników. John Kotter podkreśla, że krótkoterminowe sukcesy, „quick wins”, pomagają budować poczucie, że zmiana przynosi realne korzyści, co z kolei wzmacnia zaangażowanie zespołu.
Dzięki empatii lider jest w stanie przewidzieć reakcje zespołu na zmiany, co pozwala mu lepiej zarządzać emocjami pracowników i wspierać ich w procesie adaptacji.
5. Umiejętność motywowania i inspirowania
Lider IT powinien mieć zdolność do motywowania zespołu do działania oraz inspirowania do podejmowania wyzwań związanych z wdrażaniem zmian.
Przekazywanie pozytywnych przykładów sukcesu i wspieranie pracowników w rozwijaniu ich umiejętności w kontekście nowych technologii czy procesów wzmacnia zaangażowanie zespołu.
Odkryj szkolenia Kepner-Tregoe
w Conlea
Przykłady działań wzmacniających rolę lidera jako agenta zmiany
Efektywne zarządzanie zmianą wymaga podjęcia odpowiednich działań. Wskazówki Kottera mogą inspirować lidera IT do konkretnych kroków, które umożliwią skuteczne przewodzenie zespołowi przez proces zmian.
a. Inicjowanie dialogu o zmianie i usuwanie przeszkód
Zanim zmiana zostanie oficjalnie wdrożona, lider powinien zainicjować dialog z zespołem. Może to być otwarte spotkanie, podczas którego lider wyjaśnia, dlaczego zmiana jest konieczna, i zaprasza zespół do zadawania pytań. Kotter podkreśla, że często przeszkody tkwiące w strukturze organizacji mogą hamować proces, dlatego ważne jest, aby lider IT aktywnie usuwał te blokady.
Dyskusje o zmianach pozwalają na zrozumienie punktu widzenia zespołu i identyfikację ewentualnych obaw, zanim przejdzie się do etapu wdrażania.
b. Dostosowanie tempa zmian do możliwości zespołu
Liderzy często zakładają, że zespoły szybko przyswoją nowe technologie lub procesy. Jednak rzeczywistość bywa inna, zwłaszcza jeśli zmiana jest radykalna. Kotter sugeruje, by dostosować tempo transformacji, uwzględniając potrzeby zespołu, co pozwala na większą akceptację zmiany i zmniejsza ryzyko oporu.
Takie podejście daje również liderowi możliwość monitorowania reakcji zespołu i ewentualnego dostosowania strategii.
c. Regularne sprawdzanie postępów i udzielanie informacji zwrotnej
Przeprowadzanie regularnych spotkań w celu omówienia postępów i rozwiązywania problemów, które mogą pojawić się w trakcie wdrażania zmiany, jest kluczowe.
Lider, który udziela konstruktywnej informacji zwrotnej, zwiększa efektywność zespołu, jednocześnie budując zaufanie i pomagając pracownikom rozwijać swoje umiejętności.
d. Szkolenia i warsztaty wspierające zmianę oraz wprowadzanie „quick wins”
Lider IT powinien zorganizować szkolenia lub warsztaty, które przygotują zespół do nowych realiów. Może to obejmować zarówno szkolenia techniczne, jak i sesje poświęcone rozwijaniu kompetencji miękkich, takich jak adaptacja do zmian. John Kotter zaleca, by podczas procesu zmiany wdrażać krótkoterminowe sukcesy, które pozwalają utrzymać zaangażowanie zespołu i pokazują, że zmiana przynosi efekty.
Dzięki szkoleniom pracownicy zyskują poczucie, że lider dba o ich rozwój i przygotowuje ich do pracy w nowym środowisku, co zmniejsza ich opór.
e. Przykład własnego zaangażowania i otwartości na zmiany
Lider powinien sam stanowić przykład postawy otwartej na zmiany, aktywnie angażując się w proces i wykazując entuzjazm wobec nowego kierunku.
Lider, który pokazuje, że zmiana jest dla niego tak samo ważna i wymagająca, zdobywa większe uznanie i lojalność zespołu.
f. Zakotwiczenie zmiany w kulturze organizacyjnej
Zmiana przynosi trwałe efekty, gdy staje się częścią kultury organizacyjnej. Kotter podkreśla, że nowe podejścia i wartości muszą zostać utrwalone, aby uniknąć powrotu do starych praktyk. Lider IT powinien dbać o to, aby nowe metody pracy były konsekwentnie stosowane i promowane, aż staną się codzienną praktyką zespołu.
Lider IT, aby skutecznie zarządzać zmianą, może inspirować się podejściem Johna Kottera, unikając kluczowych błędów i budując zespół, który czuje pilność oraz sens wprowadzanych transformacji. W zarządzaniu zmianą kluczowe jest nie tylko wyznaczanie celów, ale także dbanie o ciągłe zaangażowanie i zakotwiczenie nowych praktyk w kulturze organizacyjnej. Kompetencje, takie jak efektywna komunikacja, zdolność do budowania koalicji i tworzenie krótkoterminowych sukcesów, pozwolą liderowi IT przewodzić zespołowi i zapewnić trwałe efekty wdrożonej zmiany.
