Jak udzielać feedbacku osobom na wyższym szczeblu w organizacji?

Podczas #78 spotkania Meetups by Conlea, które odbyło się w Katowicach, prowadziłem dyskusję na temat “Jak skutecznie udzielać feedbacku osobom na wyższym szczeblu w organizacji?”. Miałem okazję poznać perspektywę wielu osób, posłuchać z jakimi realnymi problemami mierzą się uczestnicy moich warsztatów w kontekście udzielania feedbacku. W trakcie rozmowy wyraźnie wybrzmiewała potrzeba udzielania feedbacku w organizacji. Podczas dyskusji w formule Lean Cofee mieliśmy okazję wypracować kilka wniosków, które wydały nam się przydatne. aby taki feedback mógł być skuteczny i bezpieczny!

Budowanie relacji opartych na zaufaniu

Jednym z naszych wniosków była dbałość o regularny kontakt i budowanie relacji ze swoim przełożonym, czy też z innymi osobami w organizacji. Zbudowanie relacji jest otwarciem kanału komunikacji. Z oczywistych względów nie zawsze jest to możliwe, ale jeżeli chcemy mieć możliwość udzielania feedbacku, powinniśmy starać się zbudować sobie do tego grunt i zadbać o kontakt wcześniej. Regularne interakcje z osobami na wyższych stanowiskach ułatwiają otwartą wymianę myśli i opinii, co sprawia, że feedback jest odbierany w kontekście troski o dobro organizacji, a nie jako nieuzasadniona krytyka.

Staranne przygotowanie

Dobre przygotowanie się do rozmowy, wybór odpowiedniego momentu i określenie celu spotkania to kluczowe elementy, które pomagają uniknąć improwizacji i ewentualnych nieporozumień. Przedstawienie feedbacku w przemyślany sposób, z naciskiem na konstruktywną informację zwrotną i przytoczenie konkretnych przykładów, sprawia, że jest on bardziej wartościowy i łatwiejszy do przyjęcia.

Podejście SCARF i Radical Candor

W trakcie naszej dyskusji zwróciliśmy uwagę na wykorzystanie podejścia opisanego przez Kim Scott w książce “Radical Candor”, która zachęca do udzielania szczerego feedbacku, ale w sposób, który jednocześnie okazuje troskę o uczucia drugiej osoby. To oznacza udzielanie konstruktywnego feedbacku w sposób bezpośredni, ale jednocześnie nie urągający – klucz do budowania zdrowych relacji zawodowych, w których komunikacja jest otwarta i szanująca zarówno nadawcę, jak i odbiorcę informacji.

Do lepszego zrozumienia takiej postawy może również okazać się przydatny model SCARF (Status, Certainty, Autonomy, Relatedness, Fairness). Obie te metody pozwalają na znalezienie odpowiedniego balansu między szczerością, a troską o uczucia drugiej osoby, co zwiększa szansę na pozytywne przyjęcie i wykorzystanie otrzymanych informacji. Daje to solidne fundamenty, na których można efektywnie komunikować zarówno pochwały, jak i konstruktywną krytykę, zawsze z myślą o dobru organizacji i jej członków. Warto pamiętać i uzasadnić dlaczego uważamy, że ten feedback jest istotny. 

"Pozwól mi zrozumieć". Otwarcie na perspektywę drugiej strony

Zachęcanie do dyskusji i zadawanie pytań o kontekst decyzji czy działań jest kluczowe dla głębszego zrozumienia motywacji i ograniczeń, z jakimi może mierzyć się nasz rozmówca. Pamiętajmy, że różne osoby w jednej organizacji mogą mieć zupełnie inną perspektywę. My przynosimy jej tylko informację zwrotną, którą dana osoba może wziąć pod uwagę, ale nie musi. Nie oczekujmy, aby aby nasza opinia została wzięta pod uwagę. Powinniśmy pamiętać, że rzadko kiedy znamy cały kontekst organizacji. Pewne informacje mogą być dla nas po prostu niedostępne. Warto posłużyć się sposobem myślenia "Benefit of the doubts", który polega na dawaniu komuś zaufania i zakładaniu dobrych intencji. Teoria ta mówi, że nasza perspektywa nie jest jedyna i nie musi być zawsze słuszna. Warto zatem wspomnieć o tym, że to jest nasz punkt widzenia i niekoniecznie może być jedynie słusznym czy prawdziwym. To może pomóc osobie która otrzymuje informację zwrotną podejść z większą otwartością i zaufaniem.

Wykorzystanie Istniejących możliwości
w organizacji

Gdy bezpośredni kontakt jest utrudniony, warto wykorzystać istniejące w organizacji kanały komunikacji lub osoby trzecie, takie jak dział HR czy wspólni znajomi. Takie osoby mogą pomóc w zaaranżowaniu spotkania lub przekazaniu informacji zwrotnej. Jeżeli jesteśmy w sytuacji, kiedy w organizacji nie ma kultury udzielania sobie informacji zwrotnej, bądź też nie mamy jakiegokolwiek kontaktu z daną osobą, możemy spróbować wykorzystać do tego osoby  trzecie np. dział HR lub też osobę z którą zarówno ty jaki osoba której chcesz udzielić informacji zwrotnej ma dobre relacje. Można wykorzystać wówczas taką osobę do zaaranżowania spotkania, prośbę o pomoc w przygotowaniu takiej informacji zwrotnej, lub nawet pośredniczeniu w jej udzieleniu. Ostatecznie chodzi przecież o osiągnięcie jakiegoś konkretnego efektu.

Podsumowanie i ewaluacja

Pamiętaj, że po rozmowie warto byłoby wysłać wiadomość z krótkim podsumowaniem i umówić się na kolejne, żeby zobaczyć, co się zmieniło. To świetny sposób, by pokazać, że naprawdę zależy Ci na rozwijaniu relacji i poprawie tego, jak działamy razem jako organizacja. Takie działanie daje sygnał, że traktujesz feedback nie tylko jako jednorazową akcję, ale jako część ciągłej, otwartej rozmowy. A to zawsze buduje lepszą atmosferę i pomaga nam razem rosnąć.