Czym jest just-in-time learning?

Wyobraź sobie, że napotykasz nowy problem w pracy. Musisz szybko zapoznać się z przewodnimi tezami książki o której będzie dyskusja na spotkaniu biznesowym albo musisz szybko opanować podstawowe funkcje w programie do zarządzania sprzedażą.

Co robisz? Przeszukujesz internet, szukasz tekstów w branżowych magazynach, wyjaśnień w Wikipedii, tutoriali na Youtube, samouczków, streszczeń książek w profesjonalnych serwisach dla managerów jak np. GetAbstract. Po chwili uświadamiasz sobie, że to czego potrzebujesz być może ktoś wcześniej się już nauczył, przemyślał i podzieli się wiedzą. Do dyspozycji masz osoby z pracy lub w kręgu znajomych, prośba o pomoc na Linkedinie prawdopodobnie dość szybko dotrzesz do źródła informacji lub wiarygodnej osoby.  Ludzie lubią dzielić się wiedzą i pomagać innym. 

Co jednak, jeśli Twoja potrzeba jest bardziej wymagająca i czasochłonna? Potrzebujesz nie tylko wiedzy, która pozwoli Ci zorientować się w temacie, ale wymaga nabycia konkretnych umiejętności. Musisz nauczyć się kodować w nowym języku programowania? Zdobyć fundamenty z zakresu data - science? Podszkolić się w podatkach, nabrać kompetencji w wystąpieniach publicznych albo popracować nad produktywnością? Potencjalnych zasobów profesjonalnych informacji nie brakuje. Począwszy od szkoleń kierunkowych dostępnych na platformach typu Udemy, Coursera, przez indywidualne szkolenia typu masterclass, po udział w programach typu IT Manager of Tomorrow Academy gdzie w grupie doświadczonych managerów możesz zdobyć praktyczną wiedzę z pierwszej ręki.   

Just-in-time learning, czyli wiedza na żądanie

Wymienione czynności związane z nabyciem wiedzy czy  kompetencji w momencie, gdy pojawia się taka potrzeba odnoszą się do modelu uczenia określanego jako just-in-time learning (JIT). Najlepszym odpowiednikiem angielskiego terminu jest określenie wiedza na żądanie. To podejście do nauki i rozwoju kompetencji, które zapewnia pracownikowi czy zespołowi dostęp do niezbędnej wiedzy wtedy, gdy jest potrzebna. Zasadniczo, just-in-time learning jest odpowiedzią na zapotrzebowanie rynku opartego na wiedzy i zorientowanego na szybkość.

Skoro dostęp do informacji możemy otrzymać natychmiast po wpisaniu hasła do wyszukiwarki lub wypowiedzeniu komendy hey Google / hey Siri, dlaczego w ten sposób pracownicy nie mogliby otrzymywać wsparcia przy swoich zawodowych problemach?

Realizowanie potrzeb edukacyjnych dokładnie wtedy, gdy pojawia się potrzeba to zupełnie naturalne oczekiwanie. Dlatego pracownicy chcą mieć dostęp do kursów, szkoleń, wewnętrznych baz wiedzy i tutoriali zawsze wtedy, gdy ich potrzebują. Nie chcą odchodzić od biurka, aby wziąć udział w sesji szkoleniowej, chcą zsynchronizować i dostosować naukę do swoich kalendarzy. 

W praktyce oznaczać to, że niezbędny tutorial można obejrzeć w drodze na spotkanie, a kurs e-learningowy skończyć przed rozpoczęciem projektu.  Ponadto uczenie wedle paradygmatu just-in-time wpisuje się w to, co wiemy o warunkach skutecznego przyswajania wiedzy. Uczenie jest najbardziej efektywne tam, gdzie istnieje autentyczne i praktyczne zastosowanie wiedzy i gdy odbywa się w środowisku pracy.   

Skąd się wziął model uczenia just-in-time?

Metoda just-in-time ma swoje korzenie w świecie produkcji i jest inspirowana zwinnym podejściem Toyoty znanym jako The Toyota Way. Opiera się na stawianiu przed pracownikami ciągłych wyzwań mających na celu poprawę środowiska pracy, a także poszukiwanie pomysłowych rozwiązań oraz na koncepcji ciągłego doskonalenia Kaizen oraz Genchi Genbutsu, czyli sprawdzania przyczyn danej sytuacji problemowej u źródeł jej powstania. Klamrą jest wzajemny szacunek i praca zespołowa. Rezulatem efektywnego podejścia do zarządzania produkcją jest rozwnięty także przez Toyotę system kanban. 

Toyota stosuje metodę zarządzania just-in-time w celu redukcji pracy w toku i poziomu zapasów w całym procesie produkcyjno-magazynowym i związanych z tym kosztów. W przemyśle wytwórczym podejmuje się wysiłki w celu obniżenia kosztów zapasów i zmniejszenia strat poprzez optymalną  synchronizację produkcji i dystrybucji produktów dokładnie w momencie, kiedy są potrzebne.

Just-in-time learning w praktyce

Przyjmując tę perspektywę nauka na zapas albo bez realnego kontekstu w większości wypadków wydaje się stratą czasu. Materiały szkoleniowe opracowane w modelu just-in-time powinny być krótkie, zwięzłe i łatwo dostępne. Ukierunkowane na jeden cel nauczania. Dzięki temu pracownicy mogą zostać przeszkoleni tuż przed tym, jak będą musieli faktycznie korzystać z informacji w pracy.

O skuteczności tego podejścia mogą przekonać się osoby, które pracują nad własnymi projektami, których potrzeby są zindywidualizowane. Nie oznacza to, że inni pracownicy z zespołu również się z nimi nie spotkają, ale dojdzie do tego w innym momencie.

Dlatego materiały szkoleniowe powinny zapewnić maksymalne skuteczne zdobywanie wiedzy w jak najkrótszym czasie. Taką rolę spełnią tutoriale  i filmy instruktażowe, interaktywne kursy do samodzielnej nauki, wygodne materiały cyfrowe w łatwo przyswajalnej formie, korzystające z  języka wizualnego. Umieszczone centralnie z łatwym dostępem w miejscu pracy, w domu czy podróży.

Korzyści ze stosowania just-in-time learning

Podsumujmy. Celem podejścia just-in-time learning jest zrozumienie potrzeb edukacyjnych i szkoleniowych pracowników. Zapewnienie wiedzy, rozwiązań i nowych kompetencji dokładnie wtedy, gdy pojawia się taka, czyli w miejscu pracy i bezpośrednio w miejscu działania.  Uczysz się dokładnie tego, czego potrzebujesz. Krótkie moduły motywują i pomagają w zapamiętywaniu informacji. Opóźnienie między nabytą wiedzą a jej zastosowaniem powoduje utratę części informacji. Natychmiastowe wzmocnienie przenosi uczenie się z pamięci krótkotrwałej na długotrwałą. Ważnym czynnikiem w tym modelu jest kontekst i motywacja, które wpływają na efektywność uczenia się. 

10 korzyści z nauki w modelu just-in-time

1. Odnosi się  do prawdziwych i praktycznych  problemów.
2. Przyspiesza proces uczenia się.
3. Zwiększa zaangażowanie i motywację pracownika.
4. Oszczędza czas. 
5. Umożliwia natychmiastowe wykorzystanie zdobytej wiedzy.
6. Ułatwia zrozumienie i utrwalenie informacji.
7. Zwiększa produktywność pracownika.
8. Dostosowuje się do indywidualnych potrzeb odbiorców.
9. Umożliwia sprawdzenie efektywności szkolenia.
10. Motywuje organizację do rozumienia potrzeb rozwojowych pracowników.

Wyzwania w przygotowaniu materiałów

Projektując szkolenia just-in-time organizacje muszą odpowiedzieć sobie na kilka pytań. W jakich okolicznościach może pojawić się nowa edukacyjna potrzeba? Gdzie i kiedy zostanie zastosowana konkretna wiedza? Co będzie miało wpływ na zdolność pracownika do wykonania zadania? Jakie metody i formy nauki są optymalne dla profilu danej organizacji i sposobu pracy zespołów? Czy można bezproblemowo uzyskać dostęp do zasobów z wiedzą? Czy organizacja posiada wymagane umiejętności, aby samodzielnie przygotować materiały i zaprojektować całe doświadczenie edukacyjne? Nowe wyzwanie edukacyjne może być jednak również początkiem zmian wewnątrz organizacji, która może zatrudnić pracownika na stanowisko instructional designer. To względnie nowy zawód, który odpowiada za przygotowanie całej ścieżki edukacyjnej, od momentu określenia potrzeb, przez ich realizację i formę, aż po doświadczenie użytkownika. Jeśli organizacja nie ma możliwości stworzenia repozytorium wiedzy i szkoleń just-in-time ich realizację można zlecić firmie zewnętrznej.